By Relia
Développement sur mesure & automatisation IA
DEVIS
Nº EX-2026-001
Nouveau · CRM + IA
Date d'émission
07.07.2026
Validité de l'offre
30 jours
Demande reçue le
06.07.2026
—
Contexte & objectif
Automatiser la saisie comptable des factures de vente et d'achat pour les trois sociétés (trois points de vente). Les factures arrivent aujourd'hui par des canaux hétérogènes — commandes Excel, refacturations par email, courrier papier, plateforme grossiste, emails fournisseurs et tickets. L'objectif : une plateforme CRM unique qui centralise la saisie, aide à l'attribution comptable, prépare les écritures pour Winbiz / Crésus / autre et déclenche des rappels. Principe directeur : l'IA propose, vous validez — aucune donnée comptable n'est créée sans contrôle humain.
01
Détail des prestations
01
Socle CRM multi-sociétés — contacts, demandes & droits d'accès
La colonne vertébrale : vos 3 magasins, vos interlocuteurs et qui a le droit de faire quoi.
- Un espace unique pour les 3 sociétés : chaque facture, vente mensuelle et statistique est rattachée à son magasin ; toutes les listes se filtrent par magasin
- Répertoire clients & fournisseurs partagé : coordonnées complètes (email, téléphone, adresse, NPA/ville), société, fonction, magasin(s) concerné(s), source de la demande (formulaire web, email, téléphone, recommandation), date de réception, notes internes
- Fiche contact complète : coordonnées, notes, dernières factures et documents liés — tout l'historique d'un client ou d'un fournisseur au même endroit
- Comptes & permissions : vous + les gérants ; chaque gérant est rattaché à son ou ses magasins ; matrice de permissions par rôle réglable case par case (voir, créer, modifier, exporter — par module)
- Historique intégral (audit) : chaque création et modification est tracée — qui, quand, quel champ, ancienne → nouvelle valeur — consultable sur chaque fiche et dans une page Historique filtrable
en fonction
01
Détail des prestations (suite)
02
Saisie & import des factures — tous canaux
Le cœur du gain de temps : chaque facture entre dans le système en quelques secondes, quel que soit son canal d'arrivée.
- Saisie vente & achat : nº, dates d'émission et d'échéance, montant HT, TVA suisse (8.1 / 2.6 / 3.8 / 0 %) calculée au centime (montant TVA ajustable si le document arrondit différemment), TTC, mode de paiement (carte, espèces, Twint, virement…), description, canal d'origine (Excel, email, papier, plateforme, ticket)
- Statuts sans ambiguïté : à saisir / saisie dans Winbiz / Crésus / autre (avec date et auteur), impayée / payée (avec date) — le retard se déduit automatiquement de l'échéance, marquage en un clic
- Pièces jointes : le gérant photographie le ticket ou la lettre depuis son téléphone ; PDF acceptés ; visionneuse plein écran (image et PDF) et téléchargement au moment de la saisie comptable
- Panneau de prévisualisation : un clic sur une facture affiche tout — montants, contact, magasin, compte, pièces jointes, historique des relances — avec les actions rapides (marquer saisie, marquer payée, modifier)
- Import Excel / CSV : l'IA reconnaît les colonnes de vos fichiers de commandes ; écran de revue du mapping (conflits signalés en rouge, colonnes ignorées au choix), doublons détectés par email ; les demandes contenues dans le fichier créent automatiquement les fiches liées
- Lecture des PDF / photos par IA (factures fournisseurs, tickets) : extraction des champs avec écran de vérification champ par champ — rien n'entre en base sans votre regard
- Recherche & filtres : par magasin, contact, vente/achat, statut de saisie, statut de paiement, canal, période, « en retard seulement »
en fonction
03
Attribution comptable, ventes mensuelles & Winbiz / Crésus / autre
De la facture saisie à l'écriture prête pour votre comptabilité.
- Plan comptable suisse (comptes de produits et de charges) intégré et géré dans les réglages — aligné sur votre plan réel en début de projet, comptes activables / désactivables
- Ventes mensuelles par magasin saisies selon l'extrait : grille mois × magasin, répartition par mode de paiement, TVA calculée, récapitulatif annuel
- Export Winbiz / Crésus / autre (CSV) : écritures datées avec comptes, libellés, montants et codes TVA ; export filtrable (magasin, période, type) ; option « marquer les factures exportées comme saisies » en un geste
Engagement de transparence : le format d'import exact de votre logiciel comptable n'a pas encore été testé contre un vrai dossier. Un import test est planifié en semaine 1 avec vous ; les ajustements de format nécessaires sont inclus dans ce lot, sans supplément. Le lot n'est considéré livré que lorsqu'un export s'importe correctement dans votre logiciel comptable.
en fonction
01
Détail des prestations (suite)
04
Rappels & automatisations email
Le CRM surveille les échéances pour vous — et relance vos clients à votre place.
- Alertes internes (cloche en temps réel dans l'app + email) : paiement client en retard, échéance qui approche (fenêtre réglable), facture fournisseur reçue, facture fournisseur à payer
- Relances email aux clients : bouton « Envoyer un rappel » sur chaque facture et relances automatiques à cadence réglable — 1ʳᵉ relance à J+X après l'échéance, répétition tous les Y jours, plafond de N relances ; email professionnel à votre logo (nº, montant, échéance, jours de retard)
- Historique des relances sur chaque facture : date, destinataire, envoi manuel ou automatique, par qui — une relance manuelle décale la prochaine automatique
- Anti-doublon garanti : le cycle quotidien ne renvoie jamais deux fois la même alerte ni la même relance
- Préférences par utilisateur : chaque type d'alerte s'active ou se coupe individuellement, dans l'app et/ou par email
en fonction
05
Tableau de bord, statistiques & vue quotidienne
Vos trois priorités du questionnaire, en premier écran chaque matin.
- Factures du jour à saisir — liste directe avec marquage « saisie » sans quitter l'écran
- Ventes des 3 magasins — jauges par magasin sur le mois en cours : refacturé et extrait mensuel saisi
- Factures en attente de paiement — contact, société, échéance ; les retards ressortent en rouge
- Statistiques : chiffre d'affaires par magasin et par mois, montants en attente et en retard, ventilation par mode de paiement et récapitulatif TVA — l'activité des 3 magasins se suit sans tableur
- Tout est cliquable : chaque compteur ou carte ouvre la liste déjà filtrée correspondante
en fonction
06
Tests, mise en service & formation
On ne livre pas un outil : on installe une routine de travail qui fonctionne.
- Reprise de vos données existantes : clients, fournisseurs, plan comptable
- Recette avec vous sur données réelles — dont l'import test Winbiz / Crésus / autre — et corrections jusqu'à validation
- Mise en service, session de formation (vous + gérants des magasins) et guide d'utilisation en français
en fonction
Sous-total prestationsen fonction
TVA—
TOTALEn fonction du projet
Abonnement IA & outils — selon votre usage de l’IAen fonction de l’usage
02
Aperçu du produit
Pour que vous puissiez vous projeter, voici à quoi ressemblera votre écran d'accueil au quotidien : les factures du jour à saisir, les ventes des trois magasins et les factures en attente de paiement — les trois priorités de votre questionnaire, au premier coup d'œil.
Aperçu illustratif du tableau de bord (données fictives) — l'interface finale est affinée avec vous pendant le projet.
03
Déroulement du projet
Semaine 1
Cadrage : reprise de votre plan comptable, création des comptes utilisateurs et des 3 sociétés, import test Winbiz / Crésus / autre pour figer le format d'export.
Semaines 2–4
Saisie & import : circuit complet de saisie multi-canal, pièces jointes photo/PDF, import Excel/CSV et lecture IA des documents avec écrans de validation.
Semaines 4–6
Comptabilité & rappels : suggestions de comptes, ventes mensuelles, export Winbiz / Crésus / autre validé chez vous, relances email et alertes.
Semaines 6–8
Recette & formation : tests avec vous sur données réelles, corrections, mise en service, formation et remise du guide.
À chaque étape, une version utilisable vous est présentée — vous voyez l'avancement en continu, pas seulement à la fin.
